Startpagina Actueel

Leid je boerderij als een Toyota-fabriek

Bedrijfsblindheid kan optreden in alle sectoren, en daar is de veehouderij zeker geen uitzondering op. Des te meer omdat veel praktijken al letterlijk met de paplepel mee zijn binnengelepeld. In dat geval kunnen managementstrategieën uit andere sectoren leiden tot nieuwe inzichten voor een beter beleid op het bedrijf.

Leestijd : 8 min

Eén van die managementstrategieën is het lean (lees: mager) denken, voor het eerst succesvol in de praktijk gebracht en zo omschreven door het Japanse Toyota. Het Innovatiesteunpunt wist over deze managementstrategie Susanne Pejstrup naar het West-Vlaamse Staden te halen. Susanne Pejstrup is Deens en heeft een consultancy-bedrijf dat het ‘lean-farming’ aan boeren aanleert, vooral melkveehouders. Het gaat dan bij haar vooral over grote melkveehouderijen met personeel, maar de principes kunnen inspiratie geven aan alle groottes van melkveebedrijven, en bij uitbreiding alle landbouwbedrijven. Het gaat om ogenschijnlijk evidente basisprincipes, maar principes die in de praktijk toch niet altijd even goed toegepast worden.

Gewoon minder

De begininspiratie kwam van bij Toyota. In 2007 werd het bedrijf ‘s werelds grootste producent van auto’s. En dat terwijl het rond het jaar 1900 nog gewoon een artisanaal bedrijfje was. Uiteraard ging men op zoek naar het succesrecept. Die vond men in het zogenaamd lean denken. Toyota wist in vergelijking met andere fabrieken overtollig ‘vet’ weg te snijden. Het zorgde ervoor dat het minder werknemers en investeringen per auto nodig had om te produceren en ook minder toelevering, voorraden, afval en afwezigheid door ziekte.

Altijd maar beter

Maar valt dit wel te vertalen naar de landbouw? Volgens Susanne Pejstrup zonder enige twijfel. Het ‘lean’ denken is een methode om te streven naar voortdurende verbetering om zo het bedrijf in een hogere versnelling te brengen. “Heb je bijvoorbeeld het doel van 0 % kalversterfte in drie maanden bereikt? Wees dan niet zomaar tevreden maar streef bijvoorbeeld naar een gewicht van 100 kg op 8 weken. Je moet altijd proberen beter te doen.”

Niet te veel jongvee

Een andere kerngedachte is om enkel dat te doen wat waarde creëert. Een toepassing hiervan in de veehouderij zou kunnen zijn om het aantal stuks jongvee optimaal af te stemmen op de benodigde hoeveelheid koeien. “Te veel jongvee creëert weinig waarde. In plaats van vervolgens hoogdrachtige koeien te verkopen, zou je ook vaarskalveren kunnen verkopen. Dat spaart werk, huisvesting en voeder. Als een tekort dreigt, dan kan je nog altijd gesekst sperma inzetten”, zo gaf Susanne Pejstrup een voorbeeld. “Probeer in je productie en in alle processen dergelijk ‘afval’ te zien”, zo wees ze erop.

Draait niet om investeringen

Een derde kerngedachte gaat om leiderschap. Dat is allicht minder van toepassing op Vlaamse veeteeltbedrijven, maar ook omgaan met familie op het bedrijf is belangrijk.“Mensen willen zich betrokken voelen bij het bedrijf en ze willen echt bijdragen tot het bedrijf”, stelde mevrouw Pejstrup.

Lean draait dan ook niet zozeer om het doen van bijkomende zware investeringen, maar eerder om het verbeteren van dagelijkse bezigheden. Die evalueren, verbeteren en uitproberen, daar draait het om. En ideeën van werknemers of mensen op het bedrijf rondom de boer zijn daarbij van goudwaarde.

De Deense Susanne Pejstrup ziet op concrete melkveebedrijven veel dingen die beter aangepakt kunnen worden met de lean-aanpak.
De Deense Susanne Pejstrup ziet op concrete melkveebedrijven veel dingen die beter aangepakt kunnen worden met de lean-aanpak.

Iets wat boeren kunnen gebruiken

Het kan nog allemaal wat wollig en weinig concreet klinken, maar toch is het iets wat boeren kunnen gebruiken, zo stelt mevrouw Pejstrup. Voor wat het waard is: alle 36 boeren die ze begeleidde gaven aan Lean in meer of mindere aan te bevelen aan collega’s.

Gebruik een bord

Eén van de kleine praktische dingen waar Susanne Pejstrup sterk in gelooft, is het grote witte bord. Ze pleit om rond zo’n White Board op een systematische manier te vergaderen met iedereen die op het bedrijf werkt. “Het bord hangt bij voorkeur in de stal bij de koeien. Het moet op vaste tijdstippen gebeuren, en hoeft niet langer dan een kwartiertje te duren. Probeer er iedereen bij te betrekken, ook die opa die nooit van gedacht wil veranderen”, aldus Susanne Pejstrup. Iemand op het bedrijf inzetten enkel voor zijn handen en niet voor zijn hoofd is fout. In de lean-terminologie heeft men het in dat verband over ‘Kaizen meetings’, vergaderingen rond een groot wit bord die over verbeteringen gaan. “Op grotere bedrijven kan het gerust iemand van het personeel zijn dat deze vergaderingen leidt, om zo extra betrokkenheid te creëren”, zo gaf ze mee. Dit soort korte vergaderingen doet het volgens mevrouw Pejstrup veel beter dan ideeënbussen waar niemand ooit iets instopt. Vergaderingen mogen gerust heel stipt beginnen en een kwartier later stipt stoppen.

Productiviteit kan je niet kopen

In internationale vergelijkingen van liters melk per arbeidsuur doet Denemarken het erg goed. Dat komt deels door de erg hoge schulden waarmee Deense melkveehouders kampen. Maar ook in Denemarken zijn de verschillen in productiviteit per arbeidsuur tussen bedrijven groot. “Bij diegene met een lage productiviteit per gewerkt uur zitten ook heel grote bedrijven met veel personeel. En geloof ook niet dat je productiviteit kan kopen. Méér automatisatie zoals melkrobots of instrooirobots leiden niet automatisch tot een hogere arbeidsproductiviteit. Mensen blijven nodig.”

Mevrouw Pejstrup gelooft niet in excuusredeneringen in de zin van ‘Ik ben er toch en het steekt niet op een uur. ’ “Eén uur langer werken op een bedrijf is niet veel, maar als het 365 dagen gebeurt, is het wel veel.”

Neem foto’s van opgeruimde ruimtes. Ze kunnen dienen als ijkpunt over hoe het moet.
Neem foto’s van opgeruimde ruimtes. Ze kunnen dienen als ijkpunt over hoe het moet.

Waarde voor de consument

Eén van de hoekstenen van het lean denken is het creëren van waarde voor de consument centraal stellen. En dan gaat het niet alleen over de melkerij. “Van een leverancier van melkpoeder zou je als melkveehouder nooit aanvaarden dat hij zakken met een ongelijk gewicht levert of op verschillende tijdstippen veel te veel of veel te weinig zou leveren. Waarom aanvaarden we dan zoveel variatie van onszelf op de vaarzen die uit onze jongveeafdeling komen”, zo hield ze de aanwezigen een spiegel voor. “Je bent veel zachter voor jezelf dan dat je voor iemand anders zou zijn. Beschouw je jongvee-afdeling als een externe leverancier. Zie jezelf als interne klant en leverancier en wees streng voor jezelf zoals je voor anderen zou zijn. Stel jezelf ook eisen zoals bijvoorbeeld een gewicht van 630 kg bij afkalven.”

Een ander praktijkvoorbeeld dat ze aanhaalde is dat van een Deens varkensbedrijf dat last had van schimmels in het graan. Deze zorgden voor problemen bij de zeugen. “Het is beter om slecht graan te verkopen, dan om de fout verder in het systeem te duwen. Ja, dat is een verlies, maar het verlies wordt niet groter. ”

Wat beter kan is groen

Een kernpunt in het verhaal is het vermijden van afval. Daarvoor moeten alle onderdelen van het rundveebedrijf in kaart gebracht worden. Dat kan op een groot blad papier met rode of groene kaartjes aanschouwelijk gemaakt worden. Let wel: de processen die beter kunnen, moet je een groen kaartje geven. “Dat zijn immers dingen die we kunnen verbeteren, met hoop op beterschap.” Een erg letterlijke vorm van afval is bijvoorbeeld restvoeder dat niet meer opgegeten wordt. Maar ook wachttijd tijdens het melken, defecten, een te grote voorraad of lange looplijnen zijn een vorm van afval. “Zo is er het voorbeeld van een boer die een nieuwe jongveestal had, maar wel de installatie voor biest te ontdooien, de oormerken en het andere materiaal nog in de oude stal had liggen. Ook dat is een vorm van ‘afval’ die niet werd gezien”, illustreerde Susanne Pejstrup.

Te grote tractoren

Consultant Pejstrup besteedde veel aandacht aan het vermijden van afval. Ook op een melkveebedrijf is er meer afval dan soms gedacht. Te veel ruwvoeder of te veel jongvee is een vorm van 'afval’, van onnodige inspanningen.

Ook het transport op een landbouwbedrijf kan soms te veel ‘afval’ bevatten, denken we maar aan te grote of te kleine tractoren, verder gelegen voederputten, of dieren op meerdere locaties die veelvuldig getransporteerd moeten worden. Andere vormen van afval zijn het te lang wachten op stromend water, het warmen van de melk of een machine die nog niet klaar is. “Maar let op, het onvoldoende verwarmen van biest na ontdooien is ook een verlies, zij het dan aan voedingswaarde”, aldus mevrouw Pejstrup. Aan het verstrekken van biest aan het kalf van de eigen moeder zag ze dan weer weinig meerwaarde, op voorwaarde dat er geen sprake is van para-tbc. Bij biest is het de kwaliteit die telt.

Een stroom creëren

Een bedrijf moet draaien. De flow mag nooit stilvallen. Dat komt op een landbouwbedrijf wellicht nog het opvallendst tot uiting bij oogstwerkzaamheden. Een hakselaar die stuk gaat, kost veel tijd. Maar ook een melkrobot mag zo weinig mogelijk stilstaan... of de koeien ervoor. “Er mag niet veel wachttijd zijn aan de melkrobot, ander krijg je klauwproblemen”, wist ze.

Vermijd te grote voorraden

Een ander punt waarop boerderijen soms wel eens durven overdrijven, is in het bijhouden van te grote voorraden. Dan kan het gaan om te veel ruwvoeder, maar ook over ‘rommel’ van bijvoorbeeld wisselstukken van machines die al lang verkocht zijn. “Ga eens rond op de boerderij en kijk eens wat er in alle vuile hoekjes ligt. Neem er een foto van en bekijk achteraf of wat er ligt waarde creëert. Redeneringen van ‘misschien ga ik het ooit nog wel eens kunnen gebruiken, het is te goed om weg te gooien’ zijn klassiek, maar volgend jaar liggen dat soort dingen er nog.”

Ze gaf ook de tip om met groene, gele en rode stickertjes tijdens het opruimen aan de duiden hoe vaak je iets gebruikt. Als er een ruimte is opgeruimd, helpt het om er een foto van te trekken en die in de ruimte op te hangen. Zo weet iedereen hoe het hoort.

Een bijna magisch instrument op het (melk)veebedrijf is volgens consultant Pejstrup het witte bord in de stal. Het kan dienen om objectieven op bij te houden, of om rond te vergaderen.
Een bijna magisch instrument op het (melk)veebedrijf is volgens consultant Pejstrup het witte bord in de stal. Het kan dienen om objectieven op bij te houden, of om rond te vergaderen.

Hang foto’s

Iets waar ze in de bedrijfswereld heel sterk aan hechten op de werkvloer zijn protocols. Moeten we daar in de veehouderij ook naar toe? “Als ik vraag aan een boer hoe ze een kalving aanpakken, krijg ik vaak een ander ant-woord dan als ik het aan de boerin vraag. Maar koeien zijn heel erg gewoontedieren. We geven genoeg biest aan het kalf, maar hoe veel is genoeg?” Foto’s zijn voor haar cruciaal in het verhaal. Maak foto’s van alledaagse handelingen en schrijf er concrete richtlijnen bij. Hang deze vervolgens op in de stal. Dat maakt het duidelijk bij bijvoorbeeld vakanties of vervangingen.

Ook doelstellingen op het bedrijf, worden het best zo concreet mogelijk vertaald. “Zeg dus niet dat je de vruchtbaarheid wil verbeteren deze week, maar dat je het aantal inseminaties per week of per maand wil verhogen. Maak daar dan een tabel van op een groot wit bord en vul die wekelijks aan.”

Lange adem

Op het bedrijf is het niet makkelijk om dingen te veranderen, zeker niet als iedereen daarvoor aan één koord moet trekken. Maar het is kwestie om dit soort processen genoeg tijd te geven. Susanne Pejstrup verwees daarbij naar de vier fasen van Gullberg. Een eerste fase is die van de shock. Deze wordt meestal gevolgd door een reactiefase. ‘Ik heb geen tijd’, ‘het zal niet werken’, ‘we hebben dat al geprobeerd’, ‘het kost te veel geld’, zijn daarbij veel gehoorde reacties. Pas daarna volgt de aanpassing aan de nieuwe fase, en in een nog latere fase de volledige aanvaarding. Het is duidelijk: wie wil verbeteren moet niet alleen de juiste strategieën ontwikkelen, maar ook een lange adem hebben. Maar dat ieder het potentieel heeft om te verbeteren, staat vast.

IDC

Lees ook in Actueel

Milde melkaanvoer in Europa

Economie Raf Beyers, adviseur bedrijfsontwikkeling en risk management bij United Experts, overliep op 20 maart met ons de financiële wereldsituatie en de internationale zuivelmarkten. De melkpoederprijzen gaan nog steeds in dalende lijn. Op de GDT-veiling werd 27% minder product verkocht dan vorig jaar.
Meer artikelen bekijken