Het grote publiek weer kennis laten maken met de landbouw, en het inkomen van de landbouwer wat verhogen: het zijn 2 vliegen in een klap als je een activiteit organiseert op een boerenerf. Sofie Vanpeperstraete van De Biezenhoeve en Annebel Vandenbroucke (zie vorige artikels) kunnen hier zeker van getuigen.
“De land- en tuinbouwers voelen de crisis op diverse vlakken. Zo zagen boeren die werk maken van verbredingsactiviteiten en hoevetoerisme een deel van hun inkomsten wegvallen”, vertelt Inagro-adviseur landbouweducatie Muriël Derycke. Omdat de Belgen vorig jaar vooral het toerisme opzochten in eigen land, was dat voor Inagro een mooie kans om landbouwers een activiteit te helpen opzetten die coronaproof kon doorgaan. Deze actie stond in het kader van het herstelplan van de Provincie West-Vlaanderen, dat ondernemers wil ondersteunen om belevingsvolle activiteiten te organiseren voor het brede publiek.
Landbouwers konden een voorstel voor een activiteit inzenden, en maakten kans op hulp door Miessentiel, die focust op communicatie- en eventbegeleiding. “12 bedrijven werden ondersteund. Ideeën werden afgetoetst en gebruiksklare tips werden aangereikt om de activiteit zo vlot en coronaproof mogelijk te organiseren”, klinkt het nog. “De ervaring die we hiermee opgebouwd hebben, kunnen we ook op lange termijn gebruiken om professionele landbouwers te helpen activiteiten op te zetten. We zijn ook van plan om in 2021 zo’n begeleidingstraject op te zetten.” Wat zeker blijkt uit de opgedane ervaringen is dat een goede voorbereiding noodzakelijk is. Een stapsgewijze en overzichtelijke communicatie naar het grote publiek is dan een cruciaal onderdeel, zowel offline als online.
Eigen website
Mieke Vergote, adviseur bij Miessentiel, hamert alvast op het gebruik van de eigen website. “Zet zeker op de homepage al een aankondiging en/of korte informatie over de activiteit. Een call-to-action leidt dan naar de site met meer informatie of een digitaal inschrijvingsformulier”, vertelt ze. Als inschrijvingsformulier is Google Forms of JotForm een goed idee. Ze adviseert JotForm vanwege de hoge gebruiksvriendelijkheid. “Zorg er ook voor dat de url van de activiteit de activiteit zelf bevat. Zo scoor je beter voor Google en vinden mensen gemakkelijker de weg naar je activiteit, maar ook naar de rest van je website.”
Nieuwsbrieven
Het grote voordeel van mailings of nieuwsbrieven is dat het nieuws over je bedrijf in de mailbox van de klant terechtkomt. Bij sociale media bijvoorbeeld moeten mensen zelf op zoek gaan naar info over je bedrijf. Over de frequentie is Mieke duidelijk: dat kies je zelf. “Je kan ervoor kiezen om wekelijks een nieuwsbrief te sturen, of enkel wanneer je een evenement plant.”
Ze geeft ook mee dat de nieuwsbrief aantrekkelijk moet zijn, zodat de mensen het openen. “Als onderwerp is het af te raden om ‘nieuwsbrief’ en datum te gebruiken. Het onderwerp moet aantrekkelijk en concreet zijn: zoals ‘Heb je zin in een mooie wandeling?’”, tipt Mieke.
De inhoud van de nieuwsbrief moet ook goed opgemaakt, aantrekkelijk en herkenbaar zijn. Het logo van het bedrijf moet erin, en ook het visuele aspect – zoals de banner – moet in orde zijn en in lijn met de andere communicatiekanalen die je gebruikt. Ze geeft aan best een duidelijke titel te gebruiken, een korte introtekst en een smaakmaker. “De tekst moet kort en krachtig zijn, want de mens gaat er maar snel over”, geeft ze mee. Daarnaast kan een call-to-action hier ook: een knop om naar de website van de activiteit te gaan en/of een knop om naar het inschrijfformulier te gaan. “Hier is het best om rechtstreeks naar de landingspagina van de activiteit te gaan, en niet naar de gewone homepage waar ook de link staat.”
Als je met een nieuwsbrief zou willen starten, moet je ook rekening houden met GDPR. “Je hebt een opt-in (toestemming) van de klant nodig om hen een nieuwsbrief te sturen. Zijn het al klanten of bezoekers – bijvoorbeeld als ze al betaald hebben voor een product of dienst – dan is die opt-in niet nodig. Voorzie wel onderaan de nieuwsbrief een uitschrijfknop, moest de klant geen nieuwsbrief willen ontvangen.” Mieke geeft als online tool om een nieuwsbrief te maken Mailchimp aan. “Dat is gratis tot en met 2.000 unieke mailadressen, en je kan er voldoende mails per maand van sturen. Ga je daarover, dan betaal je.”
Sociale media
Onontbeerlijk is het gebruik van sociale media, zoals Facebook, Instagram, YouTube en Pinterest. Ook hier kan je de link naar je activiteit klaarzetten. “Volgens Digimeter, die de statistieken bijhoudt, is Facebook de koploper bij het maandelijks gebruik, gevolgd door WhatsApp en Facebook Messenger. WhatsApp wordt nu bijvoorbeeld meer en meer gebruikt als chatbot, maar je moet weten dat het wel arbeidsintensief is. Ten slotte is YouTube belangrijk. Natuurlijk is er wel een verschil tussen leeftijden te bemerken.”
De activiteit op Facebook aankondigen, is mogelijk met behulp van een visueel uitspringende banner met tekst, maar een bericht met een visual of een animatiefilmpje is ook een optie. Daarnaast kan je een evenement aanmaken waar mensen kunnen doorgeven of ze geïnteresseerd zijn en of ze aanwezig zullen zijn. “Maak de aankondiging zo dat het interactie uitlokt. Het moet de mens kunnen prikkelen, en humor kan hierbij werken. Zorg ervoor dat het bericht visueel sterk is: als mensen naar beneden scrollen moet het kunnen opvallen.”
Aangeraden is om 6 tot 8 weken voor de activiteit de aankondiging te brengen. Bovendien kan je ook op de dag van de activiteit tonen hoe de activiteit verliep met enkele foto’s, en eventueel zelfs een vervolg aankondigen. “Dan kan het community-gevoel alleen maar aansterken. Houd wel rekening met portretrechten als je foto’s van anderen post. Vraag aan de deelnemers of ze hiermee akkoord gaan. Dit kan ook op het inschrijvingsformulier doordat ze voor akkoord kunnen aanvinken.”
Strategie per kanaal
Omdat er zo veel kanalen zijn, is het nodig om per kanaal een strategie uit te werken. “Zo kan je Facebook inzetten voor tips en inspiratie, het aanmaken van een evenement,... en Instagram voor sfeerbeelden en een blik achter de schermen. Een communicatiematrix kan helpen. Dan bepaal je per kanaal de volgende zaken: de doelgroep, hoe tool inzetten, eindverantwoordelijke en timing. In de plaats van een communicatiematrix, kan men ook software gebruiken”, geeft Mieke mee. Facebook heeft een ‘Studio voor Makers’ waarbij je posts kan klaarzetten en inplannen. Ook andere software kan, zoals Hootsuite, Later.com,...
Het is ook mogelijk om de impact te meten van het inzetten op kanalen. Dit kan bijgehouden worden door de kanalen zelf. “Sociale media zijn niet te verwaarlozen, maar het is wel belangrijk om te nuanceren. Het is het algoritme dat bepaalt welke inhoud op de startpagina komt van volgers en welke inhoud niet. Statistieken wezen uit dat slechts 5-10% van de volgers je content effectief te zien krijgt. Of ze het zien op hun startpagina hangt onder andere af van hun interesses, de timing van de post, of het video is of een gewoon bericht,…”
Tip: Een visual maken voor Facebook, een banner of offline communicatie kan met Canva. Dit is een online tool met heel sterke functionaliteiten en is laagdrempelig. “De foto’s of afbeeldingen die je kan gebruiken kan je van het internet halen, maar dan moeten die foto’s rechtenvrij zijn. Zo niet, is er kans op een boete.” Nuttige sites voor gratis foto’s zijn Pixabay, Pexels, Unsplash en creativecommons.
Externe sites
Ten slotte is het vermelden van je activiteit op een website zoals ‘Uit in Vlaanderen’ een goed idee. “Dan zijn mensen ook echt van plan om een activiteit te doen”, klinkt het. Andere mogelijkheden zijn het vermelden op de site van de gemeente, een netwerk, maar ook Inagro kan een rol spelen,... Het plaatsen op een externe site vergt weinig inspanning: je stuurt een mail of start er een account.
Offline communicatie
Ook offline zijn er wel wat mogelijkheden. “Als je tijd genoeg hebt, kan je via een affiche een sterk visueel verhaal vertellen”, klinkt het. “Zorg voor een overzichtelijke affiche, met niet te veel kleuren, voldoende witruimte en een goede uitlijning.” Voor het formaat is A3 of A2 goed. “A3 is gemakkelijker uit te hangen dan A2, dat wat groter is. Niet alle winkeliers, openbare centra,... vinden A2 fijn qua formaat.” Wil je een flyer, dan is A5 het gemakkelijkste formaat. Net als bij een affiche is ook hier overzichtelijkheid belangrijk. “Werk met weinig tekst en slogans. Licht gerust je website uit.”
Belangrijk bij een affiche of flyer is om duidelijk grafisch de datum, de locatie, de doelgroep en de prijs te laten weten. Als de activiteit nog eens gepland wordt, is het nuttig om geen datum op de flyer of affiche te zetten. “Op die manier kan je de ‘oude’ flyers en affiches verder gebruiken. Zet er dan wel zeker bij waar ze info kunnen vinden bij interesse.” Wat vaak wordt vergeten, maar wel verplicht is, is de naam en het adres van de verantwoordelijke uitgever op de flyer of affiche te zetten.
Een verwijsbord of gevelbanner is dan weer nuttig als je wat afgelegen ligt. Dan kan je in de buurt van een wandelweg, fietsweg of drukkere weg een verwijsbord of gevelbanner plaatsen waarop staat wat aangeboden wordt. “Plaats dit het best op privé-eigendom. Als dat niet kan, vraag dan toestemming aan de gemeente.”
Ten slotte is het in de pers (stadskrant, vakblad of dagblad) laten verschijnen van je activiteit een idee. “Informeer je netwerk, schrijf mensen aan en vraag om reclame te maken. Vertel de plaatselijke journalist over het evenement, of laat die een artikel schrijven als het gedaan is”, sluit ze af.
