Wekenlange voorbereidingen… voor 4 topdagen met onze lezers
Voor
Een niet te missen afspraak
Een evenement als dit wordt maanden op voorhand voorbereid. “Elke potentiële exposant moet beslissen of hij deelneemt of niet”, legt Franck Baudry uit. Voor
“Daarna moet je je locatie kiezen. Als je het terrein al kent, is dat makkelijker. Ideaal is een plek met veel passage, dicht bij andere activiteiten. Het doel? Zoveel mogelijk bezoekers ontvangen.”
Zoals gewoonlijk vind je ons terug op stand 32.02 (zie ook het beursplan). “Die plek wordt ons jaarlijks toegewezen. Het is een herkenningspunt voor onze lezers… Al zijn we er natuurlijk niet zeker van dat de organisatie ons niet ooit ergens anders plaatst.”
Klaar zijn voor ‘D-Day’
Vervolgens komt de praktische organisatie van de stand aan bod. “We werken samen met een gespecialiseerd bedrijf dat ervaring heeft met beursstanden. Op basis van onze wensen overleggen we samen tot we het juiste concept hebben.”
De standbouwer moet rekening houden met de beschikbare ruimte, een voorraadruimte voor drank en kranten, plaatsing van koelkasten, nooduitgangen en aansluitingen voor water en elektriciteit… “Tussen het eerste ontwerp en het eindresultaat gaat heel wat communicatie heen en weer. Gelukkig hebben we doorheen de jaren een zekere routine ontwikkeld, dat maakt het eenvoudiger. De eerste beurs organiseren is altijd het moeilijkst”, herinnert Franck Baudry zich.
Sommige elementen worden bewust hergebruikt van beurs tot beurs, in het kader van economische en ecologische duurzaamheid. Andere zaken komen erbij, zoals de panelen voor onze fototentoonstelling (zie kader), en moeten mooi geïntegreerd worden in de beperkte ruimte.
Hij besluit: “Het ontwerp van het plan van de stand neemt het meeste tijd in beslag, maar het is essentieel om onze lezers en klanten goed te kunnen ontvangen.”
Marketing en personeel
Daarna lopen de marketing- en personeelsplanning tegelijkertijd. Enerzijds moet alle communicatie rond onze aanwezigheid op tijd klaar zijn: via de krant, sociale media, nieuwsbrieven… “En niet te vergeten onze traditionele wedstrijd, waarbij je toegangstickets voor de beurs kan winnen (zie elders in deze krant).” Ook worden er kranten bijbesteld bij de drukker om ze ter plaatse uit te delen.
Anderzijds is goed onthaal onmogelijk zonder het juiste personeel. “Onze vaste hostess Lieve begeleidt ons al jaren op Libramont, maar ook op Agribex, de Werktuigendagen in Oudenaarde en de Agridagen in Ravels. Gedurende 4 dagen beantwoordt zij alle vragen over abonnementformules op Landbouwleven en Le Sillon Belge”, aldus Baudry.
Daarnaast zijn er enkele studenten aanwezig op de stand voor de bediening en distributie van de kranten. “We werken met een interimkantoor, met de bedoeling om lokale studenten uit Libramont aan te werven. Op die manier willen we de lokale economie ondersteunen.
Ook de drankbestellingen voor de bezoekers aan de stand moeten op tijd gebeuren. Gelukkig kunnen we op Libramont onze hoeveelheden dagelijks aanpassen, want dit is afhankelijk van het weer en de verwachte drukte.”
Vier intense dagen
En dan start de beurs… Maar eerst komt nog, enkele dagen voordien, de opbouw van de stand. De standbouwer plaatst de vloer, monteert de tent en installeert het meubilair (infobalie, tafels en stoelen…). “De dag voor de opening doen wij de laatste check: frigo’s aanzetten, meubilair ontdoen van plastic, water en stroom controleren, visuals ophangen… Het is belangrijk om er een dag op voorhand te zijn, om verrassingen op de openingsdag te vermijden”, zegt Franck Baudry.
Tijdens de beurs zelf valt het werk niet stil: drank serveren, tafels opruimen, kranten uitdelen, abonnees verwelkomen, vragen beantwoorden, platforms zoals rula.be of jobbo.be voorstellen… De studenten en Lieve draaien overuren
En onvoorziene omstandigheden zijn nooit uitgesloten. “Ik probeer altijd te anticiperen. Bij grote hitte voorzien we een tweede tapkraan, mocht de eerste oververhit raken.” Die tijdige inschatting geldt ook voor de bestellingen bij de brouwer elke avond. “Hogere temperaturen? Dan moet er meer water besteld worden.”
Na sluiting van de stand volgt er een grondige schoonmaak: stofzuigen, tafels herschikken, afwas doen… Alles moet klaarstaan voor de volgende dag. “En ‘s morgens zetten we de koffiemachine aan en start er een nieuwe beursdag!”
Na afloop van de beurs
“De beurs is voor ons als een grote enquête. Ze biedt ons rechtstreeks contact met lezers, die hun verwachtingen, distributieproblemen of verlenging van abonnementen met ons delen. Maar zoals alles, komt ook dit tot een einde.”
Na de slotdag wordt de stand opgeruimd en de dag nadien afgebroken. “Alles moet op de juiste plaats terechtkomen. Het materiaal van de brouwer wordt aan één kant verzameld, dat van de standbouwer aan de andere kant. Ons eigen materiaal moet ook samen staan, het wordt geïnventariseerd en apart meegenomen.”
De beurs duurt dus niet gewoon 4 dagen. “Voor alle exposanten betekent ze weken werk vóór en ná het evenement, om bezoekers de beste ervaring te bieden.”
En zodra Libramont achter de rug is, begint de voorbereiding voor de Werktuigendagen in Oudenaarde (september) en Agribex in Brussel (begin december).
