E-facturatie verplicht vanaf 2026: wat betekent dit voor landbouwers?
Vanaf 1 januari 2026 verandert de manier van factureren ingrijpend. Alle btw-plichtige ondernemingen in België, groot of klein, zullen hun facturen elektronisch moeten versturen via een beveiligd netwerk. Een factuur afdrukken en opsturen per post of als pdf doorsturen per e-mail zal niet langer volstaan.
Deze nieuwe regelgeving geldt ook voor landbouwers. Of u nu maandelijks een factuur opstelt voor de melk die u levert aan de fabriek of voor loonwerk dat u voor een collega uitvoert, vanaf 2026 moet die factuur in een specifiek elektronisch formaat verstuurd worden.
Een elektronische factuur is meer dan een digitale kopie van een papieren factuur. Het gaat om een bestand in een gestructureerd formaat dat rechtstreeks kan gelezen worden door de boekhoudsoftware van de ontvanger. De uitwisseling gebeurt via het Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement Online). U kan dit vergelijken met een digitaal postkantoor dat erop toeziet dat uw factuur veilig en correct aankomt.
Voor landbouwers betekent dit dat wanneer zij bijvoorbeeld veevoeder aankopen, de leverancier zijn factuur niet langer als pdf in uw mailbox mag sturen. De factuur komt automatisch in het systeem van uw boekhouder terecht. Omgekeerd dienen facturen die u zelf uitreikt ook via datzelfde netwerk doorgestuurd te worden naar de klant of afnemer.
Voor wie geldt de verplichting?
De wet van 6 februari 2024 en het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 hebben de regels rond de e-facturatie in België vastgelegd. In principe moet elke in België gevestigde btw-plichtige onderneming vanaf 1 januari 2026 elektronische facturen uitreiken en ontvangen.
Er zijn echter enkele uitzonderingen en overgangsmaatregelen voorzien, waarvan een aantal ook toepasselijk zijn op de landbouwsector.
Forfaitaire landbouwers en ‘kleine ondernemingen’ met een jaarlijkse omzet van minder dan 25.000 euro zijn in eerste instantie nog niet verplicht om zelf e-facturen uit te reiken, maar moeten ze wel al kunnen ontvangen en verwerken. Vanaf 1 januari 2028 vallen ook deze sectoren onder de uitreikingsplicht.
De verplichtingen gelden ook alleen voor facturen tussen ondernemingen (B2B). Dat betekent dat wanneer u factureert aan een andere onderneming, bijvoorbeeld een afnemer, leverancier of dienstverlener, dit voortaan elektronisch moet gebeuren. Voor verkopen rechtstreeks aan particulieren (B2C) blijft alles zoals vandaag en kan u nog steeds een papieren factuur, een kwitantie of een kasticket gebruiken.
Er geldt ook een aanvaardingsplicht. Elke btw-plichtige onderneming, ook wie onder het forfaitair stelsel valt, moet een ontvangen e-factuur aanvaarden. Een leverancier, een afnemer of een dienstverlener kan dus beslissen om uitsluitend elektronisch te factureren. In dat geval bent u verplicht om de factuur te ontvangen, of het nu gaat om een veiling, een loonwerker of een handelaar in machines of veevoeder.
Wie al werkt met een boekhoudkantoor of met facturatiesoftware, zal vaak weinig verandering merken. De meeste zijn intussen aangesloten op Peppol, waarbij uw btw-nummer automatisch als identificatie fungeert. Wie vandaag nog facturen maakt in Word of Excel en die print of per mail verstuurt, moet wel overschakelen. Dat kan via de boekhouder, die de facturen elektronisch doorstuurt, of via eenvoudige onlineplatformen en facturatietools die compatibel zijn met Peppol.
Ook creditnota’s of correcties moeten vanaf 2026 in hetzelfde elektronische formaat worden opgesteld en verstuurd, net zoals de oorspronkelijke factuur.
Voordelen van het nieuwe systeem
Op het eerste gezicht lijkt e-facturatie vooral een bijkomende verplichting. Toch zijn er ook voordelen aan verbonden. Facturen worden sneller en correcter verwerkt, waardoor betalingen vlotter verlopen. Er is minder papierwerk, en de kans op fouten door het overschrijven of scannen van facturen verdwijnt.
Daarnaast voorziet de overheid een fiscale stimulans. Tussen 2024 en 2027 kan u de kosten voor e-facturatiesoftware of bijhorende diensten voor 120 % in mindering brengen van de belastingen. Investeert u bijvoorbeeld in een nieuw softwarepakket om uw facturen te beheren, dan kan u die kost ruimer aftrekken.
Grensoverschrijdend nog geen e-facturen
Veel landbouwers doen ook zaken met buitenlandse ondernemingen, bijvoorbeeld in Nederland of Frankrijk. Voor die internationale transacties is e-facturatie voorlopig nog niet verplicht, omdat de Europese systemen nog niet allemaal op elkaar zijn afgestemd. Daar mag voorlopig nog gewerkt worden met papieren of pdf-facturen. Vanaf 2030 zal dit echter veranderen en zullen grensoverschrijdende facturen in principe ook verplicht elektronisch moeten gebeuren.
Sancties bij niet-naleving
Wie tegen 1 januari 2026 niet in orde is en toch nog facturen per post of e-mail verstuurt, riskeert geldboetes. Bij een eerste overtreding bedraagt die 1.500 euro, bij een tweede 3.000 euro, en bij een volgende overtreding kan dit oplopen tot 5.000 euro.
