Startpagina Recht

Verlies van notariële akte: wat te doen?

Sinds enige tijd ben ik verwikkeld in een dispuut met een aanpalende landbouwer. Meer in het bijzonder is er discussie over het gebruik van een doorgang naar percelen die ik uitbaat. Volgens mijn ouders betreft het een erfdienstbaarheid die is opgenomen in de aankoopakte van mijn grootouders. Spijtig genoeg vinden mijn ouders deze oude notariële akte niet terug en is de notaris reeds lang overleden. Meer zelfs, wij kennen niet eens de naam van de notaris waarvoor de akte werd verleden. Hoe kunnen wij toch nog aan een kopie van deze akte geraken?

Leestijd : 3 min

Om uw vraag te kunnen beantwoorden moeten we eerst de rol van de notaris en de notariële akte uitleggen alvorens naar een oplossing van uw probleem te gaan.

De rol van de notaris

De notaris is een openbaar ambtenaar, benoemd door de koning. Hij oefent zijn openbaar ambt uit in het kader van een vrij beroep. De notaris staat dus deels ter beschikking van private personen maar oefent ook een publieke functie uit. Dit is een zeer specifieke eigenschap van het beroep van notaris. Bovendien oefent hij een deel van de openbare macht uit door akten te verlijden die de kracht en het gezag van een vonnis hebben maar evengoed geeft de notaris advies en probeert hij conflicten te vermijden.

De notariële akte

De notariële akte is een juridisch document dat wordt opgesteld en ondertekend door de notaris op vraag van een verschijnende of meerdere verschijnende partijen. Vanuit zijn rol als openbaar ambtenaar en door het respecteren van verschillende vormen en regels zorgt de notaris ervoor dat de akte die hij verlijdt openbaar gezag krijgt. Een authentieke akte heeft, tot bewijs van valsheid van geschrifte, een onbetwistbaar gezag. Dit betekent dat altijd geloof wordt gehecht aan de inhoud van een notariële akte en dat deze kan gelden als uitvoerbare titel tot dat er een valsheid zou worden bewezen. Bovendien bewijst de notariële akte ook de datum waarop deze werd verleden.

Het origineel van de notariële akte wordt de minuut genoemd, terwijl de kopie die aan de partijen wordt meegedeeld de grosse wordt genoemd.

Bewaring van notariële aktes

Notarissen zijn verplicht om de minuut van alle akten die voor hen verleden worden te bewaren. De notaris kan uitsluitend kopies aan de betreffende personen bezorgen. Deze kopies worden al naar gelang het geval expedities of grosses genoemd.

Elke notaris is verplicht om gedurende 75 jaar de aktes die hij ontving en alle aktes van zijn voorgangers in zijn studie te bewaren. Na deze termijn van 75 jaar rust op de notaris de verplichting om de akten te deponeren in het rijksarchief.

Bureau rechtszekerheid

Sinds 1 mei 2018 zijn de registratiekantoren en hypotheekkantoren volledig geïntegreerd in één en hetzelfde bureau rechtszekerheid. De bevoegdheden van deze oude bureaus blijven ongewijzigd maar worden gehergroepeerd in één enkel contactpunt. Dit bureau voor rechtszekerheid is een plaats waar u zich kunt informeren en alle informatie kunt krijgen waaronder het opvragen van een kopie van de notariële akte die u zoekt.

Zoals wij reeds hebben uitgelegd wordt het origineel van de authentieke akte bewaard bij de notaris die de akte heeft verleden. Als u de naam van de notaris niet kent, kunt u zich tot het bureau rechtszekerheid (vroegere registratiekantoor) van de gemeente waar het goed gelegen is wenden. Dit bureau houdt een kopie van de akte waarop u de naam van de notaris kan terugvinden.

Zelfs als de notaris die de akte verleden heeft intussen is gestorven, is deze informatie belangrijk. De opvolgende notaris is immers gehouden de minuut van de akten van zijn voorganger bij de te houden.

Wanneer uit uw opzoekingen blijkt dat de akte verleden werd voor twee notarissen kunt u de opvolgers van de beide notarissen contacteren omdat naar gelang het geval, de één of de andere notaris de minuut moet bijhouden. Welk notaris de minuut moet bijhouden is geregeld in het algemeen reglement met betrekking tot de regels van de notarispraktijk.

Een andere mogelijkheid om uw probleem op te lossen is gelegen in de overschrijving van elke gecertificeerde kopie (de expeditie) van akten houdende verkoop van onroerende goederen bij het voormalig hypotheekkantoor (thans bureau rechtszekerheid).

Aangezien het hypotheekkantoor en het registratiekantoor intussen geïntegreerd zijn in het bureau rechtszekerheid kunt u dus alle informatie aangaande de akte terugvinden en terzelfder tijd een kopie van de overgeschreven akte bekomen.

Jan Opsommer

Lees ook in Recht

Omgevingsvergunningsprocedure wordt vereenvoudigd

Recht Vlaams minister van Omgeving Zuhal Demir (N-VA) wil de omgevingsvergunningsprocedures drastisch vereenvoudigen tot één basisprocedure. Ook het milieueffectenrapport mag voor haar een heel stuk eenvoudiger worden.
Meer artikelen bekijken