De eerste stap is de bouw en de erkenning van een officiële quarantaine in China. De Chinese overheid verleent immers geen importvergunning tot zolang deze erkenning er niet is. Een quarantaine mag op maximaal 200 km liggen van de luchthaven en moet op minimum 3 km afstand liggen van het dichtsbijzijnde bedrijf. In een klein landje als België bestrijk je met 200 km rond Brussels Airport het hele grondgebied, maar voor vele Chinese bedrijven betekent dit dat de ingevoerde dieren na de quarantaine vaak nog over een grote afstand verplaatst moeten worden.
Als de quarantaine in China erkend is, start de procudure in het land van oorsprong. De bedrijven van origine krijgen een officieel in te vullen lijst (identificatie van bedrijf en dieren, pedigrees...) en kunnen dan dieren naar een quarantaine brengen. Tot voor coronatijden, was het verplicht dat 2 vertegenwoordigers van de Chinese overheid in het land van herkomst gedurende 3 maanden verbleven om alles te controleren. Nu gebeurt dit digitaal. Er wordt afgesproken hoeveel dieren er officieel in quarantaine mogen en moeten om de nodige resevervedieren te hebben. In de quarantaine worden de dieren onderzocht volgens de geldende diergeneeskundige overeenkomsten en na goedkeuring door de autoriteiten kunnen ze vertrekken naar de luchthaven.
Tegelijkertijd is er natuurlijk het proces van facturatie en betalingen. Ook hier speelt de broker een belangrijke rol. Betalingen gebeuren vaak met ‘irrevocable letter of credits’. Geld overschrijven van kopen naar verkoper kan niet zonder controle van de Chinese overheid. Er moet een akkoord zijn tussen de betrokken banken en van zodra de exporteur aan alle voorwaarden voldoet, wordt het geld op zijn rekening gestort. De garanties voor deze betalingen vanuit China worden mogelijk gemaakt door de broker, die hiervoor natuurlijk een commissie opstrijkt. De voorwaarden opgesomd in deze ‘letter of credit’ zijn zeer gedetailleerd en kunnen zowel gaan over het aantal dieren tot bijvoorbeeld de voorwaarde dat alle documenten digitaal moeten opgestuurd worden ten laatste 2 uur na het vertrek van het vliegtuig. Indien deze documenten pas 3 uur na vertrek per mail vertrekken, kan dit een annulatie van de ‘letter of credit’ betekenen en dus een weigering van betaling.
