BePork-vertrekfiche ruimt plaats voor handiger en efficiënter digitaal e-VKI
De voorbije maanden werkte Belpork vzw aan een volledige heropbouw van het online traceringsplatform Tracy. Het vernieuwde platform is efficiënter en zorgt voor een verdere digitalisering van de varkenssector. De papieren vertrekfiche van BePork verdwijnt dus van het toneel.
Tracy is het online traceringssysteem dat Belpork vzw in 2006 ontwikkelde. Het maakt tracering van BePork (voorheen Certus)-gecertificeerd kwaliteitsvlees doorheen de volledige productiekolom mogelijk. Dit betekent dus van in het winkelpunt tot bij de varkenshouder. De tracering verloopt aan de hand van digitale traceringsdocumenten die door iedere schakel van de varkenskolom worden opgemaakt
Vernieuwing van de tool
Tracy was dan wel een doeltreffend en internationaal befaamd traceersysteem, maar de bestaande webapplicatie was intussen verouderd en niet afgestemd op het nieuwe BePork-kwaliteitslabel.
De vernieuwde tool werd tijdens Agriflanders (14 januari) toegelicht, de uitrol ervan loopt volop. “Met dit vernieuwde systeem willen we enerzijds inzetten op vereenvoudiging van de administratieve lasten en anderzijds op een verdere digitalisering van de varkenssector”, legt Liesbet Pluym, coördinator en kwaliteitsadviseur bij Belpork, uit. “Doorheen de jaren werden er heel wat opties bijgebouwd aan Tracy. Het systeem kon meer, maar het werd daardoor ingewikkelder en chaotischer. Na 16 jaar was er dus nood aan vernieuwing. Bovendien werd Certus in 2021 BePork. BePork had een andere insteek. Het moest een brede basis – een standaard – vormen waarop andere labels kunnen verder bouwen.”
Het bestaande traceringssysteem was daarop niet voorzien. Belpork werkte daarom de voorbije maanden aan een volledige vernieuwing van het Tracy-systeem, in nauw overleg met de verschillende federaties in de sector.
Efficiënt gebruik van datastromen
Tot op vandaag maakte een BePork-lid voor elke levering van varkens aan het slachthuis een vertrekfiche op. Dit kon digitaal, maar veel varkenshouders deden dit nog op papier. Heel wat informatie op die vertrekfiche moest ook ingevuld worden op het voedselketeninformatieformulier (VKI) en op de verplaatsingsdocumenten.
Liesbet Pluym: “Voor elk lot varkens dat naar het slachthuis vertrekt moet een varkenshouder sowieso een VKI opmaken. Dit is een bij wet verplicht document. We bekeken daarom of we de data van het VKI en van het verplaatsingsdocument konden integreren in Tracy. Weliswaar wilden we ook de BePork-tracering garanderen en de varkenshouder niet extra belasten met bijkomende administratie. We wilden met andere woorden maximaal en efficiënt gebruikmaken van bestaande datastromen.”
Vertrekfiche verdwijnt
Belpork besliste daarom om het opmaken van het VKI en de informatie van de verplaatsingsdocumenten mogelijk te maken via haar Tracy-systeem en de vertrekfiche af te schaffen (zie figuur 1). “Via Tracy zal het mogelijk zijn om het VKI digitaal in te vullen”, aldus Liesbet Pluym. “Het digitale ‘e-VKI’ bevat dezelfde informatie als het huidige VKI, aangevuld met een paar BePork-specifieke velden. Tracy is mobiel opgebouwd, maar geen app. Je kunt inloggen via je pc, tablet of gsm. Omdat de varkenshouder zich met een wachtwoord op Tracy aanmeldt, zijn de gekende bedrijfsgegeven vooraf ingevuld. Nieuwe informatie zal ook worden onthouden in de persoonlijke account. Zo wordt het invullen van het e-VKI bij een volgend gebruik sterk vereenvoudigd. Door dit online in te vullen, wordt het VKI ook meteen beschikbaar voor het slachthuis. Op deze manier beschikt Belpork over de nodige gegevens om de BePork-varkens te traceren én voldoet de varkenshouder aan de wettelijke verplichting om een VKI aan het slachthuis te bezorgen.”
Verzending e-VKI via sanitair verantwoordelijke
“In de loop van maart krijgen alle sanitaire verantwoordelijken (zoals geregistreerd bij Codiplan) van de varkensbedrijven een activatiemail voor het vernieuwde Tracy-portaal”, aldus Caroline Remory, projectcoördinator bij Belpork.
“Na activatie van je account (vervolledigen van gegevens en aanmaak van een paswoord) kom je in de toekomst automatisch via www.tracy.be op het dashboard van je varkensbedrijf. Net als vandaag moet het e-VKI uiterlijk 24 uur voor het transport van de varkens naar een Belgisch slachthuis worden verzonden. Voor BePork-varkenshouders is dit dus verplicht, voor niet-BePork-varkenshouders kan het ook opgelegd worden door hun slachthuis.”
De sanitair verantwoordelijke is de eerste contactpersoon voor BePork, maar er kunnen ook bijkomende contactpersonen toegevoegd (of verwijderd) worden. Alleen de sanitair verantwoordelijke van het bedrijf mag echter het e-VKI verzenden. De verantwoordelijke kan dus wel inzage geven aan andere betrokkenen, zoals een medewerker op het bedrijf, de dierenarts of een vertegenwoordiger. Op die manier kunnen zij het invullen van stukken van het e-VKI voor hun rekening nemen.
Op het digitale platform worden alle reeds eerder ingediende e-VKI’s handig opgelijst.
Tracy bundelt veel informatie
Bij het eerste gebruik van het vernieuwde platform wacht de verantwoordelijken wat extra werk. “Zoals reeds aangehaald, zullen de vaste bedrijfsgegevens al ingevuld staan. Bij de eerste maal aanmelden, moet de varkenshouder die gegevens eenmaal nakijken en eventuele contactpersonen toevoegen. Eens dit alles achter de rug is, helpt Tracy hen ook. Vooral varkenshouders met meerdere vestigingen en lastenboeken hebben dankzij Tracy steeds een mooi overzicht. Op het dashboard van zijn bedrijf ziet de varkenshouder voor elke vestiging bijvoorbeeld welke lastenboeken er gevolgd worden en wat de status van deze certificaten is”, benadrukt Caroline Remory.
Bij het invullen van de velden van het e-VKI zijn bovendien dikwijls lijstjes beschikbaar. Remory geeft enkele voorbeelden: “Zo kun je onder meer alle gangbare slachthuizen terugvinden. Werkt de varkenshouder met een handelaar, dan kan hij die zelf eenmalig toevoegen. Ook bij het ingeven van de informatie van een nieuw lot varkens kan men geleidelijk eigen lijstjes – bijvoorbeeld van de veevoederbedrijven of andere leveranciers – opbouwen. Tracy onthoudt die informatie bij het persoonlijk account. Wanneer er attentievarkens zijn, is er al een lijstje met veel voorkomende redenen beschikbaar. Wanneer er dieren werden behandeld, zijn er eveneens lijsten met geneesmiddelen raadpleegbaar.”
Gezondheidsprofiel nodig voor export
De varkenshouder moet op het Tracy-platform bij zijn persoonlijke gegevens ook het gezondheidsprofiel van zijn bedrijf bijhouden. “De verantwoordelijke moet zowel aangifteplichtige ziekten die zonering vereisen, zoals bijvoorbeeld Afrikaanse varkenspest, als Aujeszky en aangifteplichtige ziekten zonder zonering en andere ziekten invullen. De ziekten waarvan de status op landniveau – en dus voor heel België – geldt, zullen we automatisch laten invullen met de officiële informatie vanuit het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV). Zo vermijden we dat alle varkenshouders hun bedrijfsprofiel moeten aanpassen wanneer de Belgische ziektestatus zou veranderen. Deze gezondheidsstatus van het bedrijf is enkel zichtbaar en steeds aanpasbaar door de varkenshouder zelf. De informatie is vooral van belang omdat deze dierziekten een impact kunnen hebben op de internationale handel, zowel in Europa als naar derde landen. Heel wat exportlanden leggen ook eigen leveringscriteria vast op basis van de ziektestatus van een bedrijf. Deze leveringscriteria worden steeds actueel gehouden dankzij samenwerking met de Federatie van het Belgisch Vlees (Febev vzw).
In het besluit van het e-VKI leest de varkenshouder dan ook onmiddellijk naar welke landen het varkensvlees van zijn slachtvarkens kan geëxporteerd worden, zonder zelf op de hoogte te moeten zijn van alle exportvoorwaarden.”
Verplaatsingsgegevens via vervoerder
Op de vertrekfiches stonden een aantal gegevens die niet op het e-VKI kunnen worden ingevuld. Caroline Remory: “Het exacte aantal varkens dat wordt geleverd, de chauffeur en de nummerplaat van de vrachtwagen of oplegger weet je bijvoorbeeld pas op het moment van vertrek. Hiervoor is nu eveneens een digitaal document op het vernieuwde Tracy-systeem voorzien. Dit document is vergelijkbaar met de wettelijke verplaatsingsdocumenten beschikbaar via Dierengezondheidszorg Vlaanderen (DGZ) (en Arsia). De verantwoordelijkheid voor het ingeven van de informatie over elke verplaatsing in Tracy ligt bij de vervoerder. Wanneer de varkenshouder gebruik- maakt van een professionele transportfirma, zal hij dit online document dus niet zelf moeten invullen.”
De ingave van verplaatsingsgegevens door de vervoerder via Tracy vervangt de wettelijke verplaatsingsdocumenten niet. “Ze moeten beide ingevuld worden bij élk transport van BePork-varkens. We zijn in nauw overleg met de bevoegde diensten om na te kijken hoe ook hier op termijn dubbel werk kan vermeden worden.”
Beschikbaar voor hele sector
De ontwikkeling van het e-VKI is een initiatief van Belpork vzw in samenwerking met Febev. Het e-VKI kan worden aanvaard door het FAVV. Het staat ten dienste van de volledige varkenssector. Concreet betekent dit dat het ook beschikbaar zal zijn voor alle varkenshouders – dus ook niet BePork-leden – en slachthuizen.
Belpork bekijkt of op termijn ook de data-uitwisseling met DGZ kan vereenvoudigd worden, zodat dubbele ingave van gegevens nog meer kan vermeden worden.
“Tracy 2.0 is eenvoudiger en efficiënter dan het huidige systeem”, vinden Liesbet Pluym en Caroline Remory, maar ze beseffen dat de overgang naar het nieuwe digitale systeem niet voor iedereen even vlot zal verlopen. “Bij problemen kan de sanitair verantwoordelijke steeds onze hulp inroepen. En... suggesties om Tracy nog beter te maken zijn steeds welkom!”
